【采購科普】新手采購員剛進公司必先了解的三個流程

編者按：采購是個有前途的職業(yè)，越來越多的人遁入采購這個行當(dāng)，在新入采購行業(yè)之初，給自己擬定一個明確的方向尤為重要。采購崗位性質(zhì)、采購職責(zé)范圍、采購工作流程……等等皆是采購新人所需了解的重點。下邊博維培訓(xùn)采購課堂為您凝練出來的干貨！關(guān)于新手采購員剛進公司須要了解的主要流程及知識點，供入行的采購從業(yè)人士參考。

新手采購人員，剛進公司最主要的是要了解如下三個流程： 

一、公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的流程

任何涉及到采購的公司，其部門相對來說都比較完善，如果貴公司有ISO質(zhì)量體系，那么公司生產(chǎn)經(jīng)營活動流程基本上可以在ISO的程序體系里進行系統(tǒng)學(xué)習(xí)和了解，這就比較全面了。隨著物流成本及市場競爭的加劇，對采購等前置作業(yè)活動的質(zhì)量要求和時間要求越來越高。要求采購人員不僅僅要了解自己的采購業(yè)務(wù)知識，更要了解生產(chǎn)工藝及經(jīng)營活動的相關(guān)知識。

我們按普通的生產(chǎn)經(jīng)營活動：即涉及到業(yè)務(wù)部、技術(shù)部、采購部、生產(chǎn)部、物料部、質(zhì)量部等幾個部門的簡單流程，基本上是這樣運作的。

首先業(yè)務(wù)部接單（或公司下單），生產(chǎn)部、技術(shù)部及采購部共同確定各自負責(zé)的相關(guān)資料，如生產(chǎn)部要確定上線期及交貨期，技術(shù)部要確定相關(guān)的樣品、工藝制單及材耗，采購部要確定物料到公司的時間。以上幾個部門確認好了后，還要反饋至業(yè)務(wù)或公司，由相關(guān)人員進行審核成本及相關(guān)的時間，并與客戶取得聯(lián)系（或公司相關(guān)負責(zé)人員），獲得確認后，迅速將相關(guān)信息反饋至技術(shù)部、采購部及生產(chǎn)部。各部門按原定確認資料進行計劃安排并執(zhí)行。

二、采購作業(yè)流程

在物料采購活動中，采購部門要按部門內(nèi)采購操作流程，進行合格供應(yīng)商刷選、采購資料內(nèi)容傳遞告知給相關(guān)合格供應(yīng)商并要求其反饋相關(guān)物料質(zhì)量及報價信息，然后采購人員進行比價和議價，并最終確定物料供應(yīng)商，傳遞采購訂單合同。采購人員根據(jù)即定的合同要求對供應(yīng)商進行跟蹤，保質(zhì)保量按時將物料供應(yīng)到位。供應(yīng)商按指定倉位將物料運送至物料部后，物料部要取部分物料樣送至質(zhì)檢部進行進料檢驗（小公司由采購人員進行檢驗），或由物料部向質(zhì)檢部或相關(guān)采購人員發(fā)出進料檢驗通知。質(zhì)檢部對進料檢驗后要迅速將相關(guān)質(zhì)量信息反饋至采購人員，采購人員根據(jù)物料質(zhì)量情況對物料進行進倉、退貨或特采等處理決定。每采購一批物料都要對相關(guān)的供應(yīng)商供貨的質(zhì)量、交期及相關(guān)合作事項進行評價并在各供應(yīng)商檔案留檔，以備后查及對供應(yīng)商的定期評審篩選。

三、個人崗位作業(yè)流程

通常情況下，新人到了新崗位后，要對本部門或公司的運作流程有全面和系統(tǒng)的了解是很困難的，基本上也只是了解個大概的流程，所進行的工作任務(wù)主要是一些簡單的事務(wù)。那么針對這些簡單的事務(wù)處理，通常情況下一個公司或部門都有其內(nèi)部日常事務(wù)的處理流程，個人一旦清楚自己每天的工作內(nèi)容后，就可以根據(jù)工作內(nèi)容設(shè)計其流程。 

那么個人作業(yè)流程如何設(shè)計呢？

既然是一個正常運作的公司，其事務(wù)流程都有一套即定的或默認的程序。這就要求新人到新崗位工作后，必須多問、多看、多想。

多問：每接到一個新的工作任務(wù)后，你要問按什么樣的流程操作，可以參考哪些案例或即定程序，需要與哪些部門或單位聯(lián)系，需要使用到哪些表格或文件，需要向哪些人匯報溝通協(xié)調(diào)。 

多看：工作間隙，可以看一下別的同事，有沒有和你工作內(nèi)容類似的，如果有那么他們是按什么樣的流程工作的；自己業(yè)務(wù)稍熟悉后，也可以看別的同事每天都會有哪些其他工作內(nèi)容，他們的工作內(nèi)容是如何進行的。這樣就可以通過同事，及一些經(jīng)驗豐富的工作人員身上學(xué)習(xí)到更多知識。

多想：做任何工作，都要想為什么這樣做，有沒有更簡便的方法，這樣才能不斷提出創(chuàng)新，現(xiàn)在市場競爭環(huán)境下，具有創(chuàng)新能力的人才在競爭中才更具有競爭力。 

還有最重要的一點就是：對物料一定要深入地了解，性能、質(zhì)量、成本等很關(guān)鍵，我僅按一般流程給各位采購新手以指導(dǎo)參考，其他對物料要求、檢測事項還是希望能有專業(yè)人士來補充一下，以充實采購作業(yè)指導(dǎo)。

如若是在大企業(yè)，采購崗位的工作職責(zé)制度則更加完善，想做采購員只需用心鉆研，讓領(lǐng)導(dǎo)看到你的努力和結(jié)果，特別對于采購新人來說，學(xué)習(xí)的功課必不可少！因此很多采購人在需要指南時，會主動去報名相關(guān)采購方向的課程，博維培訓(xùn)采購課堂便成為采購從業(yè)人士共同進步交流的大本營。不斷提升技能，讓自己的采購功力更精深！

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