【采購科普】如何制定物資的驗收標(biāo)準(zhǔn)

博維導(dǎo)讀：企業(yè)的生產(chǎn)過程總是伴隨著大量的物資消耗與投入，投入的物資是否合格安全，關(guān)鍵在于物資采購。而物資驗收是物資采購的最后環(huán)節(jié)，這最后這一關(guān)不把好，將會給企業(yè)造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失，留下各種安全隱患。因此，企業(yè)必須強化物資驗收管理工作。本篇采購科普就業(yè)內(nèi)人士較為關(guān)心的“制定物資驗收標(biāo)準(zhǔn)”這一話題進(jìn)行精簡的介紹……

建立采購物資的驗收制度一般包括①建立采購物資的驗收組織和崗位職責(zé)；②制定采購物資驗收標(biāo)準(zhǔn)和驗收方法；③設(shè)計采購物資驗收流程（采購流程的一部分）；④編制采購物資驗收考核規(guī)定。下邊從制定物資驗收標(biāo)準(zhǔn)一起來看下，參考為物料驗收入庫的常見標(biāo)準(zhǔn)。

需著重強調(diào)下，在物資驗收標(biāo)準(zhǔn)的過程期間，以下兩點必須引起高度重視！

一、要嚴(yán)格審核各種物資的規(guī)格型號 

物資出入庫質(zhì)量管理控制，關(guān)乎整個企業(yè)生存與發(fā)展，做好出入庫物資質(zhì)量控制，是企業(yè)實現(xiàn)內(nèi)部成本、質(zhì)量控制及提高市場競爭力的必備條件。在填報計劃的時候要嚴(yán)格審核各種物資的規(guī)格和型號，在物資采購和物資驗收的時候都要嚴(yán)格記錄型號，將二者對比。 

（1）入庫物資質(zhì)量驗收依據(jù)采購合同、隨貨應(yīng)附帶“合格證”，需按照國家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢測，并出具檢測證明；對于需取樣送檢的物資，應(yīng)在三方到場時進(jìn)行現(xiàn)場取樣，送有關(guān)技術(shù)部門進(jìn)行檢測；對無相應(yīng)資料的，不予接受。對于合同明確為按實物驗收的，應(yīng)按中標(biāo)方提供的樣品進(jìn)行驗收；對于同樣品不符的，不予接受。嚴(yán)格物資外面質(zhì)量驗收。要檢查材料外包裝物有無破損、缺失，查看表面，開箱檢查。 

（2）質(zhì)量的驗收，到貨物資驗收小組要按合同規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)等進(jìn)行驗收。數(shù)量的驗收，物資數(shù)量原則上應(yīng)全部驗收，按重量計量的全部檢斤稱重，按件數(shù)計算的全部點數(shù)，按理論換算的全部檢尺換算重量，以實際驗收的結(jié)果為實收數(shù)量。一切物資均需按合同規(guī)定的計量方法進(jìn)行計量驗收，在規(guī)定誤差范圍內(nèi)按實發(fā)數(shù)量驗收進(jìn)賬，超過允許誤差率者，則作為數(shù)量不符處理。抽檢中發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定要求或有問題時，要進(jìn)行全部檢驗。對驗收合格的物資，要填寫《物資驗收單》，驗收單要注明供應(yīng)商、物資品名、規(guī)格、型號、生產(chǎn)廠家、到貨時間，驗收單應(yīng)有采購員、保管員共同簽字，對于合同要求供方必須到場取樣驗收的應(yīng)有供方取樣驗收人員的簽字。對于生產(chǎn)急需使用或驗收材料未全的物資，按入庫驗收程序，暫存待驗區(qū)，核實合格后方可辦理驗收手續(xù)。對存在問題不能驗收入庫的材料，做好《不合格品記錄》，要求供應(yīng)部門辦理退貨手續(xù)。 

（3）對重要物資和只有在安裝和使用階段才能暴露出內(nèi)在質(zhì)量問題的物資，物資管理員在對外觀質(zhì)量驗收合格后，填制物資質(zhì)量跟蹤卡，跟蹤卡上應(yīng)注明供應(yīng)商、物資品名、規(guī)格、型號、生產(chǎn)廠家、到貨時間，由采購員、保管員共同簽字。使用單位在物資安裝及使用時，將質(zhì)量跟蹤卡傳遞到使用人員，讓使用人員參與到物資質(zhì)量控制中來，可以在使用物資過程中，各崗位相關(guān)人員對使用過程進(jìn)行監(jiān)控，并將使用過程中相關(guān)使用情況認(rèn)真填寫質(zhì)量跟蹤卡，發(fā)現(xiàn)異常，及時反饋到相關(guān)質(zhì)量處理部門，為異議處理提供第 一手資料。 

二、對驗收記錄和驗收人員的簽字制度要嚴(yán)格執(zhí)行 

物資驗收后，及時填寫驗收記錄，驗收小組成員分別簽名。驗收記錄要完整、準(zhǔn)確、清晰、客觀、真實地反映驗收的全過程，用詞準(zhǔn)確恰當(dāng)，不主觀臆斷，模棱兩可。驗收記錄及供方提供的必要證件，定期歸納、存檔。合格的驗收記錄作為財務(wù)掛賬的依據(jù)。一般的企業(yè)在物資采購制度中都有物資入庫驗收的相關(guān)要求，材料驗收通常有送貨驗收與提貨驗收，雖然驗收情況有所不同，但驗收原理是一樣的，制定驗收制度的關(guān)鍵是要切實可行，應(yīng)重點強調(diào)以下幾點： 

（1）倉庫保管人員再對所購物資的有關(guān)質(zhì)量證明書、合格證、技術(shù)圖紙、裝箱單、發(fā)貨明細(xì)與現(xiàn)場貨物進(jìn)行數(shù)量、質(zhì)量等要素的驗收，在對數(shù)量進(jìn)行復(fù)查時，需要過磅的應(yīng)協(xié)同有關(guān)本單位采購人員及送貨單位人員一同過磅，使數(shù)量數(shù)據(jù)可靠、可信。驗收無誤后在驗收單上加蓋“驗訖”章并簽字確認(rèn)。驗收中發(fā)現(xiàn)數(shù)量、質(zhì)量不符或貨物損壞、無質(zhì)量證明和技術(shù)資料等無法驗收時，應(yīng)及時向考核部門作書面報告，同時向質(zhì)檢部門、供應(yīng)商提出異議。 

（2）倉庫管理人員應(yīng)做好物資入庫的原始記錄，可以采取填寫工作日志的辦法，要求倉庫管理員每天對自己驗收的貨物名稱、數(shù)量、質(zhì)量、采購人員、供應(yīng)商等做有相關(guān)的記錄，以便將來有序復(fù)查，特別是在貨物先到發(fā)票后到的情況下，對原驗收工作日志進(jìn)行鉤銷，就能夠起到用驗收記錄等對采購發(fā)票在財務(wù)入賬、付款的監(jiān)督作用。在運費發(fā)票與貨物發(fā)票分離進(jìn)入財務(wù)賬簿時，有驗收工作日志與運費發(fā)票上的數(shù)量進(jìn)行對照鉤銷，避免運費發(fā)票重復(fù)入賬。 

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