給外國(guó)教授寫(xiě)郵件需要注意什么？

電子郵件的結(jié)構(gòu)大全

一封合格的郵件無(wú)外乎緊抓幾個(gè)部分——標(biāo)題+稱呼+正文+落款。

1、標(biāo)題

標(biāo)題的精髓就四個(gè)字：簡(jiǎn)明扼要。

因?yàn)榻淌诿刻於家邮沾罅苦]件，所以說(shuō)明來(lái)意，必要時(shí)附上個(gè)人信息，例如 student ID 等，非常重要。

2. 稱謂：“Dear Professor XX”

寫(xiě)給教授的電子郵件應(yīng)當(dāng)以“Dear Professor XX”開(kāi)頭， 如果這是你第一次聯(lián)系這位教授，你可以用“Dear”或“Hello”來(lái)開(kāi)頭。

一般來(lái)說(shuō)“Professor”是最常見(jiàn)的稱謂，簡(jiǎn)寫(xiě)成“Prof.”也可以。

假如你的教授是個(gè)Ph.D.，那就要以Dr. XX來(lái)稱呼，假如你并不知道TA是否是個(gè)Ph.D.，那就直接用 Prof. XX.

Dear Prof. (last name)/ Greetings Prof. (Last name)/ Dr. (last name) 都可以。

不要用“Mr.”或“Mrs.”這種區(qū)分性別的稱謂去稱呼你的教授，在和大學(xué)教授的郵件中就會(huì)顯得不夠成熟、沒(méi)有專業(yè)風(fēng)范。

這里要強(qiáng)調(diào)的是，我們前文給出的模板是“Dear Professor XX”，但自己寫(xiě)的時(shí)候一定要記得把這里的X替換成收件人的名字，并確保你把對(duì)方的名字拼寫(xiě)正確了，在撰寫(xiě)電子郵件的時(shí)候要格外注意這些特殊的小細(xì)節(jié)，這將會(huì)讓收件人感到你的誠(chéng)意和尊重。

3、正文

正文分為幾個(gè)部分：

（1）簡(jiǎn)單問(wèn)候

（2）自我介紹

（3）郵件目的

（4）詳細(xì)內(nèi)容

（1）問(wèn)候語(yǔ)——

寫(xiě)信時(shí)不能一開(kāi)場(chǎng)就直奔主題，而要說(shuō)一些寒暄語(yǔ)，為你的郵件奠定友好真誠(chéng)的基調(diào)。如果你不太了解收件人，你可以說(shuō)些比較空泛的寒暄語(yǔ)。

寒暄客套：

“I hope you enjoyed the weekend（希望你度過(guò)了一個(gè)美好的周末）!”

例如“hope you’re enjoying the weather today（今天天氣真不錯(cuò)）”或者“hope you had a lovely break.”不管是寫(xiě)給誰(shuí)的郵件，在正文開(kāi)頭寫(xiě)寒暄語(yǔ)將會(huì)顯得你很有禮貌。

表明身份、向教授解釋了你們是如何認(rèn)識(shí)的之后，下一步就是要提出自己的請(qǐng)求了。

（3）郵件目的——

問(wèn)候和自我介紹完之后，最好簡(jiǎn)單明了地告訴教授這封郵件的重點(diǎn)或目的。

I am writing to inquire…我寫(xiě)這封信是想詢問(wèn)...

I am writing in reference to……我寫(xiě)這封信是關(guān)于…

提出請(qǐng)求之前需要確定這個(gè)問(wèn)題是你自己無(wú)法解決的，而不要提出一大堆你本應(yīng)該自己能夠找到答案的問(wèn)題。

（4）詳細(xì)內(nèi)容——

這是郵件最重要的部分！我們需要高效地向教授表達(dá)來(lái)意及請(qǐng)求，大家可以記住簡(jiǎn)單的3C原則，即clear清晰，correct正確，concise簡(jiǎn)明。

例如：

l have a question about the essay due next Tuesday. (提出疑問(wèn))

I am hoping you would be willing to write a strong/positive letter of recommendation. (推薦信)

Could you please tell me what to do next? (請(qǐng)求) I would be grateful if you could give me more time to...

Could I please book to see you during your Office Hour on Friday? At 2 pm? (線下約談)